দৃশ্যমান নথি যা দেখাতে পারে
ভালো ছবিতে রঙ, লেবেল, প্যাকিংয়ের অবস্থা, সঙ্গে থাকা অংশ ও দৃশ্যমান পণ্যের সংখ্যা বোঝা যায়। মাপ জরুরি হলে মাপনী রাখুন। কোন কার্টন খোলা হয়েছে ও পণ্য কীভাবে বাছা হয়েছে জিজ্ঞেস করুন। একটি খোলা বাক্সের ছবি সব বাক্সের অবস্থা প্রমাণ করে না। অপ্রাসঙ্গিক পণ্যের ছবি না নিয়ে নির্দিষ্ট ব্যাচ ও সম্মত তালিকার সঙ্গে যুক্ত ছবি রাখুন।
যার জন্য অন্য পরীক্ষা দরকার
ভেতরের বৈদ্যুতিক নিরাপত্তা, দীর্ঘমেয়াদি স্থায়িত্ব, রাসায়নিক গঠন ও কাঠামোর শক্তিতে সাধারণত ছবির বাইরে পরীক্ষা লাগে। যন্ত্র চালু হওয়ার ছোট ভিডিও স্থায়ী উৎপাদনক্ষমতা প্রমাণ করে না। নির্দিষ্ট উপাদান ও মাপযোগ্য গ্রহণের মানদণ্ড দিয়ে পরীক্ষা ঠিক করুন। সনদ বা বিশেষজ্ঞ পরীক্ষা দরকার হলে প্রমাণ ও মূল্যায়নকারীর যোগ্যতা নিশ্চিত করুন। সরবরাহকারীর লোগো বা যাচাইহীন সনদের ছবি চূড়ান্ত প্রমাণ নয়।
ত্রুটি হলে করণীয় ঠিক করুন
কোন ত্রুটি অগ্রহণযোগ্য ও পাঠানোর আগে কে তা দেখবে ঠিক করুন। সব ইউনিট নাকি নমুনা পরীক্ষা হবে ও ব্যর্থ হলে কী হবে জিজ্ঞেস করুন। সম্মত শর্তে নথিবদ্ধ সিদ্ধান্তে মেরামত, বদল, আবার পরীক্ষা বা বাতিল হতে পারে। এগুলো স্বয়ংক্রিয় প্রতিশ্রুতি নয়। একই তথ্যের ভিত্তিতে হস্তান্তরের জন্য যাচাই নথি, সরবরাহকারীর উত্তর ও অনুমোদন একসঙ্গে রাখুন।
যাচাই ও ক্ষতির সুরক্ষা আলাদা বিষয়
যাচাই পরিবহনের ক্ষতি দূর করে না বা বীমা তৈরি করে না। প্যাকিংয়ের দায়িত্ব, ঝুঁকি ভাগ ও নথিবদ্ধ সুরক্ষা আলাদা করে জিজ্ঞেস করুন। বাদ পড়া ঝুঁকি, জানানোর সময় ও নিষ্পত্তির জন্য লিখিত শর্ত দরকার। পণ্যের মূল্য, ঝুঁকি ও ব্যবহার অনুযায়ী পরীক্ষা ঠিক করুন। প্রমাণ কম হলে ছবিকে নিশ্চয়তা না বানিয়ে অনিশ্চয়তা লিখুন।
আপনার পরবর্তী সিদ্ধান্ত
ছবি চাওয়ার আগে গ্রহণের তালিকা লিখুন। প্রতিটি প্রয়োজনের জন্য ছবি, মাপের নথি বা বিশেষজ্ঞ পরীক্ষা কোনটি উপযুক্ত ঠিক করুন। প্রমাণ না থাকলে বা ফল না মিললে করণীয়তে সম্মত হন।
সিদ্ধান্ত বুঝতে সহায়ক চারটি নথি।
কোন নথি দেওয়া হবে ও প্রতিটি ধাপ কে অনুমোদন করবেন জানুন। আপনার অনুরোধের প্রকৃত নথি সম্মত পরিধি অনুযায়ী হবে।
- প্রয়োজনের বিবরণ
- পণ্যের রেফারেন্স, আবশ্যিক বৈশিষ্ট্য, ধরন অনুযায়ী পরিমাণ, গন্তব্য ও সময়ের সীমা।
- খাতভিত্তিক দরপ্রস্তাব
- অন্তর্ভুক্ত কাজ, আনুমানিক খরচ, বাদ থাকা বিষয়, মেয়াদ ও নিশ্চিত করার বাকি তথ্য।
- যাচাইয়ের নথি
- সম্মত তালিকা, নমুনা পরীক্ষার পরিধি, ছবি বা পরীক্ষার প্রমাণ, ফল ও আপনার অনুমোদন।
- হস্তান্তরের নথি
- হস্তান্তরে সংখ্যা ও দৃশ্যমান অবস্থা, প্রয়োজনীয় নথি এবং পরবর্তী প্রশ্নের সম্মত মাধ্যম।